Czym dokładnie jest legalizacja dokumentów? Legalizacja dokumentów jest potwierdzeniem, że dany dokument jest autentyczny, czyli wydany przez uprawnioną do tego instytucję. Procedura ta pozwala na posługiwanie się dokumentem za granicą. Legalizacja jest wymagana, jeśli chcesz posługiwać się dokumentem za granicą. Dokument nie będzie uznany za wiarygodny, jeśli nie zostanie zalegalizowany. *Ten proces legalizacji dotyczy krajów, które nie podpisały Konwencji Haskiej z 1961 roku.

Co to jest klauzula apostille?

W 1961 roku podpisano Konwencję Haską, która ujednoliciła system uwierzytelniania dokumentów, eliminując wymóg legalizacji rejestrów publicznych. Konwencja zakłada podpisanie jej przez wszystkie kraje i respektowanie dokumentów, które zostały poświadczone specjalną klauzulą. Nie jest wymagana dodatkowa legalizacja dokumentów w placówkach dyplomatycznych na terenie danego kraju. Usprawnia to formalności. Apostille może być używana jako pieczęć lub jako osobny dokument.

Rodzaje dokumentów wymagających legalizacji/apostille

  • Akty stanu cywilnego - Są to dokumenty wydawane przez Urząd Stanu Cywilnego, np. Akty urodzenia, małżeństwa lub zgonu muszą być zalegalizowane lub apostylowane w celu uzyskania apostille lub legalizacji.
  • Dokumenty notarialne - obejmują umowy i pełnomocnictwa. Dokumenty notarialne mogą być jednak kopiowane. Należą do nich paszporty, dowody osobiste i zaświadczenia lekarskie. Do legalizacji takich dokumentów potrzebne jest poświadczenie z sądu lokalnego lub okręgowego. Dotyczy to również wzorów podpisów i pieczęci notariuszy.
  • Dokumenty handlowe - Należą do nich faktury, rachunki i paragony. Zaświadczenia o niekaralności wydawane są w punktach informacyjnych Krajowego Rejestru Karnego w sądach rejonowych i okręgowych.
  • Dokumenty wydawane przez uczelnie - to dyplomy ukończenia studiów, suplementy do dyplomów, świadectwa ukończenia i certyfikaty ukończenia studiów. *Pamiętaj, że pozostałe dokumenty muszą być poświadczone przez uczelnie. W przypadku uniwersytetów jest to Narodowa Agencja Wymiany Akademickiej (NAWA). W przypadku Akademii Morskiej w Gdyni i Szczecinie jest to Ministerstwo Infrastruktury i Rozwoju. Zaświadczenia o niekaralności wydawane są przez Ministerstwo Nauki i Zdrowia. Dokumenty te mogą być legalizowane przez Ministerstwo Edukacji Narodowej. Do legalizacji dokumentów wymagane są odpisy z CEIDG (Centralnej Ewidencji Akt).
  • Zaświadczenia o niekaralności - wydawane są w punktach informacyjnych Krajowego Rejestru Karnego w sądach rejonowych i okręgowych. Dokumenty te mogą być legalizowane przez Prezesa Polskiej Akademii Nauk. Wymagane są odpisy z CEIDG (Centralnej Ewidencji Akt), a także podpis imienny i urzędowy.
  • Świadectwa, dyplomy i świadectwa dojrzałości wydawane są przez Okręgowe Komisje Egzaminacyjne - Dokumenty z placówek oświatowych przy przedstawicielstwach dyplomatycznych lub przedstawicielstwach wojskowych RP są poświadczane i uwierzytelniane przez Ministerstwo Edukacji Narodowej. W przypadku placówek kształcenia praktycznego lub ustawicznego dokumenty mogą być poświadczane przez kuratora oświaty. W przypadku dokumentów wydawanych w okręgowych komisjach egzaminacyjnych poświadczenia dokonuje dyrektor okręgowej komisji egzaminacyjnej.
  • Dyplomy mistrzowskie i świadectwa rzemieślnicze - uwierzytelnieniem zajmuje się Związek Rzemiosła Polskiego
  • Dyplomy habilitacyjne i doktorskie wydawane przez Polską Akademię Nauk - Do legalizacji tych dokumentów lub uzyskania klauzuli Apostille wymagane jest poświadczenie Prezesa Polskiej Akademii Nauk.
  • Odpisy z CEIDG - Aby zalegalizować takie dokumenty wymagana jest pieczęć Ministra Rozwoju Pracy i Technologii oraz podpis pracownika tego ministerstwa
  • Inne dokumenty urzędowe - Aby takie dokumenty mogły zostać zalegalizowane lub otrzymać klauzulę Apostille wymagana jest pieczęć urzędu, podpis urzędnika oraz jego pieczątkę imienną.

legalizacja dokumentu

Jak uzyskać legalizację dokumentów w Polsce

  1. W celu legalizacji niektórych dokumentów konieczne jest ich uwierzytelnienie i poświadczenie przez odpowiednie instytucje.
  2. Biuro Legalizacji przy Ministerstwie Spraw Zagranicznych powinno zalegalizować dokument. W tym celu należy wypełnić formularz zgłoszeniowy. Można to zrobić osobiście lub przez osobę trzecią. Można go również wysłać pocztą.
  3. Do poświadczonych dokumentów należy dołączyć dowód opłaty skarbowej (26 zł za każdy dokument). Ważne jest, aby dołączyć tłumaczenie przysięgłe. Można je uzyskać w biurze tłumaczeń. Dokument zostanie zalegalizowany tego samego dnia, niezależnie od tego, czy został złożony przez wnioskodawcę, czy przez osobę trzecią. Natomiast legalizacja pocztą trwa od 2 do 3 tygodni.
  4. Po uzyskaniu legalizacji z Ministerstwa Spraw Zagranicznych, konieczne jest dodatkowe zalegalizowanie dokumentu w placówce dyplomatycznej danego kraju. Należy pamiętać, że w każdej placówce dyplomatycznej obowiązują inne zasady. Czas potrzebny na legalizację dokumentów będzie zależał od placówki dyplomatycznej

Jak uzyskać apostille z Polski?

  1. Aby zalegalizować niektóre dokumenty, muszą one zostać uwierzytelnione przez odpowiednie instytucje.
  2. O apostille możesz ubiegać się w Wydziale Legalizacji Ministerstwa Spraw Zagranicznych w Polsce. Aby ubiegać się o apostille w Polsce, należy wypełnić wniosek. Można to zrobić osobiście, pocztą lub za pośrednictwem osoby trzeciej.
  3. Do wniosku należy dołączyć potwierdzenie opłaty skarbowej (60 zł za dokument) oraz poświadczone dokumenty. Ważne jest, aby dołączyć tłumaczenie przysięgłe. Można je uzyskać w biurze tłumaczeń.

Dokument zostanie zalegalizowany tego samego dnia, niezależnie od tego, czy został złożony przez Ciebie, czy przez osobę trzecią. Dokument zostanie zalegalizowany tego samego dnia, niezależnie od tego, czy zostanie złożony osobiście, czy przez osoby trzecie. Apostille może być wydana pocztą w ciągu 2 do 3 tygodni.

Ważne! Legalizacja dokumentów nie wpływa na ich ważność, chyba że dokument jest ograniczony czasowo. Ministerstwo Spraw Zagranicznych nie legalizuje kopii certyfikatów zgodności kopii, które nie są identyczne z oryginałem, wydawanych przez izby gospodarcze. Urząd nie pobiera opłaty skarbowej. Nowogrodzkiej 43 lub do najbliższego banku, aby uiścić opłatę skarbową. Legalizacji dokumentów i uzyskania sekcji apostille możesz dokonać tylko w Warszawie.